KESEKRETARIATAN PMKRI |
v ASAL KATA
Kesekretariatan
berasal dari bahasa Inggris yang secara harafiah diartikan sebagai tempat
berkumpulnya orang-orang yang hidup membentuk kelompok, berserikat dan
berorganisasi.
v Kesekretariatan sering diidentikan dengan peran dan tugas
seorang sekretaris sedangkan sekretariat diibaratkan sebagai dapur, dimana
seluruh aktivitas suatu organisasi dijalankan dan juga dapat berfungsi sebagai
terminal informasi.
v KOMPONEN
KESEKRETARIATAN
Hal penting mengenai
kesekretariatan yaitu surat menyurat dan pengarsipan.
Surat merupakan
salah satu alat komunikasi tertulis yang memberikan informasi dari pihak
pengirim kepada pihak penerima. Menurut ruang lingkup administrasi surat adalah
alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari
suatu pihak kepada pihak yang lain. Jadi secara umum dapat dikatakan surat
adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak
kepada pihak lain.
v FUNGSI
SURAT
Sebagai sarana komunikasi, surat juga
berfungsi sebagai:
o Wakil dari
pengirim/ penulis.
o Bahan bukti
tertulis, mis surat perjanjian , bukti historis, dsb.
o Pedoman
pengambilan tindakan lanjutan/keputusan.
o Alat pengingat
, misalnya surat yang sudah diarsip.
o Alat pengukur
kegiatan organisasi/instansi.
JENIS-JENIS SURAT
1. Surat Undangan
2. Surat Permohonan
3. Surat Pemberitahuan
4. Surat Keputusan (SK)
5. Surat mandate
6. Surat rekomendasi
|
v PENGARSIPAN
Arsip dapat diartikan sebagai pusat
ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahan bukti sejarah dikemudian
hari dan merupakan faktor yang tidak mungkin ditinggalkan dalam menunjang
kemajuan dibidang administrasi dan manajemen organisasi.
Fungsi pengarsipan dibedakan menjadi 2 yaitu :
1.
Arsip Dinamis : arsip
yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan berorganisasi pada umumnya.
2.
Arsip Statis : arsip
yang digunakan secara tidak langsung untuk menyelenggarakan kehidupan
organisasi namun biasanya disimpan dalam bentuk file administrasi.
Hal-hal lain yang juga perlu
diperhatikan adalah :
Ø Buku surat keluar-masuk ( Buku Agenda )
Buku ini difungsikan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam suatu
organisasi.
Ø Buku tamu
Buku yang digunakan untuk mencatat/mendata setiap orang yang
bertamu pada organisasi.
Ø Buku inventarisasi
Buku yang digunakan untuk menginventarisir semua nama
anggota organisasi maupun alumni serta semua barang-barang yang menjadi
kekayaan organisasi.
Ø Dokumentasi
Dokumentasi disini adalah semua foto-foto hasil kegiatan dalam
organisasi.
Kelengkapan kesekretariatan lainnya seperti : papan informasi,
Mading, papan struktur organisasi, papan tulis, bendera organisasi, cap/stempel
organisasi, warless, meja, kursi dll.
v HAL-HAL YANG
DIPERHATIKAN DALAM PERSURATAN :
Ø KERANGKA SURAT
1. KEPALA SURAT
2. TANGGAL
3. NOMER SURAT
4. LAMPIRAN
5. HAL
6. ALAMAT TUJUAN
7. PENGANTAR
8. ISI SURAT
9. SALAM PENUTUP
10.
PENUTUP
11.
TEMBUSAN
Ø KODE TUJUAN PENULISAN
SURAT :
I.
INTERN ORGANISASI
II.
EKSTERN KATOLIK DALAM NEGERI
III. EKSTERN NON-KATOLIK DALAM
NEGERI
IV. EKSTERN KATOLIK LUAR
NEGERI
V.
EKSTERN NON-KATOLIK LUAR NEGERI
Ø HAL PENULISAN SURAT :
A. HAL UNDANGAN
B. HAL PERMOHONAN
C. PEMBERITAHUAN
D. LAPORAN
E. UCAPAN
F.
LAIN-LAIN (mandat, pernyataan sikap
dll).
S E
K I A N
“Pro ecclesia et patria”